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活动执行有些不太起眼的细节，可能不会对会议起决定性作用，但是把握不好也会影响会议的局部效果，从而影响整个大会的效果，因此，会议期间会务工作者要紧绷着一根弦，紧盯住各种细节。比如，要与音响师、播音员做好对接工作，准备一套会议主持词交给音响师和播音员，以方便其把握议程安排；会议开始前要安排专人到会场清点人数，会分钟及时提醒尚未到会场的参会人员；会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，开业桁架背景，根据实际情况进行调整；维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。

四、改进会风，厉行勤俭节约

组织筹备大型会议，要严格中央八项规定精神，采取切实有效的措施改进会风。

一是简化会场布置、节约会议用品

大会会场的台要简化绿植花草布置，报告席、发言席不摆放鲜花，不挂欢迎标语、不设大型显示屏；住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用，提高会议用品使用率，减少一次，根据需要提供笔、本和纸张，切实降低会议成本。

舞台设计技巧

对于将场地本身作为造景的要素，设计师提出了一些颇有新意的设想：即充分利用符号空间、动作空间、知觉空间和交往空间，使舞台造景空间得以扩展。可见，舞台空间有挖掘不尽的深刻的内涵。在舞台美术处理上，将充分体现出的造型倾向与雕塑般的空间的高度融合，黎川桁架背景，达到中的协调统一。

现在的舞台设计风格是将功能、空间组织及形式创新融为一体。舞台美术设计中追求良好的服务和使用功能。例如：舞台上搭建平台（平台的组合），斜面舞台、升降舞台、伸缩舞台及平行的车台，旋转的转台等，开盘背景桁架，都是利用一切可利用的充足的舞台展现空间，实现舞台空间形态的延伸。

活动执行会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。

三是临近会议前的重点环节演练

牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。

三、热情周到，搞好会议期间的组织服务

会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。